Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich und Vertragspartner

(1) Diese AGB gelten für die Nutzung der unter der Domain kosi-portal.de oder ähnlichen Domains erreichbaren KOSI Portal Plattform (nachfolgend „Plattform“).

(2) Vertragspartnerin der Kanzleien und Beratungsstellen („Kunde“) für die kostenpflichtige Nutzung der Plattform ist die Steuer-Online MF GmbH, Wallstr. 7, 66740 Saarlouis („Anbieter“). Sie betreibt die Plattform und ist zugleich Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO für die im Auftrag der Kanzlei verarbeiteten Mandanteninhalte. Für die Datenverarbeitung gilt die separate Datenschutzerklärung.

(3) Die Steuersoft GmbH wirkt ausschließlich als Vertriebs- und First-Level-Support-Kanal mit (insbesondere für Steuersoft-Lizenznehmer); sie ist nicht Vertragspartnerdieses Vertrages und nicht Auftragsverarbeiterin im Sinne von Art. 28 DSGVO.

(4) Abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht anerkannt, es sei denn, der Anbieter stimmt diesen ausdrücklich schriftlich zu.

§ 2 Vertragsgegenstand und Leistungsumfang

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden eine cloudbasierte Plattform zur Verfügung, über die der Kunde mit seinen Mitgliedern bzw. Mandanten kommunizieren, Belege und Dokumente austauschen, Termine verwalten und Beratungsleistungen koordinieren kann.

(2) Zum Funktionsumfang zählen insbesondere:

• Mitglieder- und Mandantenverwaltung
• Sicherer Datenaustausch (Belege, Dokumente, Nachrichten)
• KI-gestützte Belegerkennung (OCR)
• Termin- und Aufgabenverwaltung
• Videoberatung auf interner Infrastruktur der Steuersoft-Gruppe
• Schnittstellen zu Drittsystemen (z. B. Steuersoft)

(3) Der genaue Leistungsumfang ergibt sich aus der jeweils gebuchten Lizenz oder dem individuellen Vertrag mit dem Kunden.

(4) Der Anbieter ist berechtigt, die Plattform fortlaufend weiterzuentwickeln und einzelne Funktionen zu ändern, zu ergänzen oder einzustellen, sofern hierfür ein sachlicher Grundvorliegt (z. B. IT-Sicherheit, gesetzliche oder regulatorische Vorgaben, Weiterentwicklung des Produkts) und die Änderung unter Berücksichtigung der Interessen des Kunden zumutbar ist. Bei wesentlichen nachteiligen Änderungen des Leistungsumfangs steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zum Wirksamkeitsdatum der Änderung zu; der Anbieter informiert ihn hierauf in Textform.

(5) OCR-, Belegerkennungs- und KI-Funktionen sind ausschließlich Hilfsfunktionen ohne steuerberatende Wirkung. Die Plattform erbringt keine Steuerberatung. Ergebnisse der Belegerkennung und KI-gestützten Vorausfüllung sind durch die Kanzlei bzw. Beratungsstelle fachlich zu prüfen und freizugeben. Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Nach aktueller Funktionsbeschreibung und durchgeführter Einstufungsprüfung nach AI Act (VO (EU) 2024/1689) sind die OCR-, Belegerkennungs- und Vorausfüllungsfunktionen keine Hochrisiko-KI-Systemenach Anhang III, weil sie als Hilfsfunktionen ohne autonome steuerliche oder rechtliche Entscheidungswirkung konzipiert sind. Bei einer Erweiterung der Funktionen um automatisierte Klassifikation, Risikoscoring, automatische Ablehnung/Freigabe oder verbindliche Steuerempfehlungen erfolgt eine erneute AI-Act-Prüfung der Einstufung.

(6) Subkomponenten und Open-Source-Bausteine: Die Plattform basiert auf etablierten Open-Source-Komponenten. Der Anbieter behält sich vor, einzelne Komponenten ohne Änderung des Leistungsumfangs auszutauschen, sofern Funktion, Sicherheit und Verfügbarkeit dadurch nicht beeinträchtigt werden. Lizenz- und Supportverfügbarkeit der eingesetzten Komponenten werden laufend überwacht.

§ 3 Vertragsschluss

(1) Der Vertrag über die Nutzung der Plattform kommt zwischen der Steuer-Online MF GmbH und dem Kunden durch Annahme eines individuellen Angebots oder durch elektronische Bestellung zustande.

(2) Die Plattform richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB (B2B). Mit Vertragsschluss bestätigt der Kunde, in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit zu handeln.

§ 4 Pflichten und Verantwortlichkeiten des Kunden

(1) Der Kunde ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für alle personenbezogenen Daten seiner Mitglieder bzw. Mandanten, die über die Plattform verarbeitet werden.

(2) Der Kunde hat insbesondere dafür Sorge zu tragen,

• seine Mitglieder/Mandanten ordnungsgemäß über die Datenverarbeitung zu informieren,
• Zugangsdaten und Tokens vertraulich zu behandeln und vor unbefugtem Zugriff zu schützen,
• keine Inhalte einzustellen, die gegen geltendes Recht oder Rechte Dritter verstoßen,
• die Plattform nicht zur Versendung unerwünschter Werbung (Spam) zu nutzen,
• Sicherheitslücken oder ungewöhnliche Vorkommnisse unverzüglich zu melden.

§ 5 Verfügbarkeit und Wartung

(1) Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit der Plattform von mindestens 98 % im Jahresmittel an. Geplante Wartungsfenster werden nach Möglichkeit außerhalb üblicher Geschäftszeiten gelegt und vorab angekündigt.

(2) Von der Verfügbarkeit ausgenommen sind Zeiten, in denen die Plattform aufgrund von technischen oder sonstigen Problemen außer­halb des Einflussbereichs des Anbieters (höhere Gewalt, Verschulden Dritter, Internet-Störungen) nicht erreichbar ist.

§ 6 Vergütung und Zahlungsbedingungen

(1) Die Höhe der Vergütung richtet sich nach der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Preisliste oder dem individuell vereinbarten Vertrag. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Die Abrechnung erfolgt monatlich im Voraus. Rechnungen werden in elektronischer Form versendet. Seit dem 01.01.2025 besteht im inländischen B2B-Bereich eine schrittweise Pflicht zum Empfang und Versand strukturierter elektronischer Rechnungen nach EN 16931 (z. B. XRechnung, ZUGFeRD ab Profil EN 16931); die Übergangsregeln des Wachstumschancengesetzes für 2025–2027 bleiben unberührt. Der Versand klassischer PDF-Rechnungen erfolgt nur in der gesetzlichen Übergangszeit und nur mit Zustimmung des Kunden. Der Kunde stimmt dem elektronischen Rechnungsversand ausdrücklich zu.

(3) Zahlungsmittel:Der Rechnungsbetrag ist innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig. Der Kunde kann zwischen folgenden Zahlungsmitteln wählen:

• a) SEPA-Basislastschriftmit erteiltem SEPA-Lastschriftmandat. Die Vorab-Ankündigung (Pre-Notification) wird auf einen Werktag vor Belastung verkürzt; der Kunde stimmt dieser Verkürzung mit Erteilung des Mandats zu.
• b) Online-Zahlung über PayPalunter Nutzung des PayPal-Kontos des Kunden. Die Zahlungsabwicklung erfolgt über die PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg, als zugelassenes Zahlungsinstitut.
• c) Überweisung auf das in der Rechnung angegebene Konto.

Die Verfügbarkeit einzelner Zahlungsmittel kann vom Anbieter aus Sicherheits-, Bonitäts- oder Verfügbarkeitsgründen eingeschränkt werden.

(4) Zahlungsdienstleister und Datenfluss:Die technische Abwicklung von Online-Zahlungen erfolgt über einen internen Zahlungs-Wrapper der Steuer-Online MF GmbH, der die jeweilige Zahlungsabwicklung an den Zahlungsdienstleister (PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxemburg) übermittelt. Karten- oder Konto-Zugangsdaten werden zu keinem Zeitpunkt bei der Steuer-Online MF GmbH gespeichert. Der Zahlungsdienstleister ist für die sichere Verarbeitung und Speicherung dieser Daten nach den Anforderungen der Zahlungsdiensterichtlinie (PSD2) und gegebenenfalls des PCI-DSS-Standards selbst verantwortlich. Die starke Kundenauthentifizierung (Strong Customer Authentication, SCA) erfolgt direkt zwischen dem Kunden und dem Zahlungsdienstleister.

(5) Erfolgswirkung der Zahlung:Eine Zahlung gilt als bewirkt mit endgültiger und vorbehaltloser Gutschrift des Rechnungsbetrages auf einem Konto des Anbieters. Bei Lastschriften ist Zahlung erst dann bewirkt, wenn die Frist für Rücklastschriften nach den Bedingungen des SEPA-Lastschriftverfahrens abgelaufen ist.

(6) Verzug:Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz zu berechnen (§ 288 Abs. 2 BGB). Mahngebühren betragen pauschal 40,00 EUR. Bei Rück- oder Wiederbelastung einer Lastschrift oder PayPal-Zahlung aus vom Kunden zu vertretenden Gründen kann der Anbieter zusätzlich die ihm in Rechnung gestellten Bank- oder Zahlungsdienstleister-Entgelte als Schadenersatz weiterberechnen, soweit der Kunde nicht nachweist, dass kein oder ein geringerer Schaden entstanden ist.

(7) Zugangssperre bei Zahlungsverzug:Der Anbieter kann den Zugang zur Plattform erst sperren, nachdem er den Kunden mit angemessener Frist von mindestens 14 Tagen nach Mahnung schriftlich oder in Textform abgemahnt und erfolglos zur Zahlung aufgefordert hat. Vor einer Sperre wird dem Kunden Gelegenheit zum Export seiner Daten (vgl. § 11) eingeräumt. Eine Sperre erfolgt nicht, solange dadurch unmittelbar berufs- oder mandantenbezogene Pflichten des Kunden vereitelt würden; sie kann auf die Anlage einzelner Nutzerkonten beschränkt sein. Der Datenbestand bleibt für mindestens 30 Tage nach der Sperre erhalten, um eine Datensicherung zu ermöglichen.

(8) Preisanpassung:Eine Preisanpassung kommt nur in Betracht, soweit wesentliche, nicht vom Anbieter zu vertretende Kostenfaktoren sich ändern (insbesondere Hosting- und Infrastrukturkosten, Lizenzkosten, Tariflohnniveau, gesetzliche Steuern oder Abgaben). Der Anbieter ist verpflichtet, Kostensenkungen in vergleichbarem Umfang an den Kunden weiterzugeben. Preisanpassungen werden dem Kunden mindestens 6 Wochen vor Wirksamkeit in Textform mitgeteilt; sinkende Preise treten zu dem in der Mitteilung genannten Zeitpunkt automatisch in Kraft. Bei einer Preiserhöhung von mehr als 5 % innerhalb von 12 Monaten steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zum Wirksamkeitsdatum der Anpassung zu.

(9) Erstattungen:Erstattungen erfolgen grundsätzlich auf demselben Weg wie die ursprüngliche Zahlung. Bei PayPal-Zahlungen erfolgt die Erstattung über das PayPal-Konto des Kunden. Bei SEPA-Lastschrift erfolgt die Erstattung auf das ursprünglich belastete Konto.

(10) Unternehmer-Eigenschaft (B2B):Der Kunde handelt im Rahmen seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit (Unternehmer i. S. v. § 14 BGB). Ein Verbraucher-Widerrufsrecht nach §§ 312g, 355 BGB besteht daher nicht.

§ 7 Laufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag wird mit einer Mindestlaufzeit von einem Monat geschlossen, sofern nicht im individuellen Vertrag eine abweichende Laufzeit (z. B. 12 Monate) vereinbart wurde. Er verlängert sich automatisch um jeweils einen weiteren Monat, wenn er nicht mit einer Frist von 14 Tagen zum Ende der aktuellen Laufzeit in Textform gekündigt wird. Bei Jahresverträgen beträgt die Kündigungsfrist drei Monate zum Ende der Laufzeit.

(2) Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(3) Nach Beendigung des Vertrags werden die Daten des Kunden gemäß den vertraglichen und gesetzlichen Vorgaben gelöscht oder zurückgegeben (§ 28 Abs. 3 lit. g DSGVO).

§ 8 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt

• für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit,
• für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit,
• im Rahmen ausdrücklich übernommener Garantien,
• nach den zwingenden Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes.

(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), das heißt solcher Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung der Höhe nach auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(3) Eine weitergehende Haftung ist ausgeschlossen.

(4) Zwingende Ansprüche nach Art. 82 DSGVO bleiben unberührt.

(5) Für Schäden, die durch unsachgemäße Nutzung der Plattform durch den Kunden oder dessen Mitglieder/ Mandanten entstehen, haftet der Anbieter nicht.

§ 9 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

(1) Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nach Maßgabe der DSGVO und der weiteren einschlägigen Datenschutzgesetze. Einzelheiten regelt die Datenschutzerklärung.

(2) Soweit der Anbieter im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten verarbeitet, schließen die Parteien einen separaten Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO mit der Steuer-Online MF GmbH als Auftragsverarbeiterin. Der Kunde stimmt dem Einsatz der in Anlage 2 zum AVV aufgeführten Sub-Auftragsverarbeiter (Hetzner Online GmbH, 1&1 IONOS SE, optional seven communications GmbH & Co. KG) zu.

§ 10 Nutzungsrechte und Kundeninhalte

(1) Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrags ein einfaches, nicht übertragbares Recht zur vertragsgemäßen Nutzung der Plattform ein. Eine Unterlizenzierung an Dritte außerhalb des Beratungs- bzw. Mitgliedschaftsverhältnisses ist ausgeschlossen.

(2) Inhalte und Daten, die der Kunde oder dessen Mitglieder/ Mandanten in die Plattform einbringen („Kundeninhalte“), verbleiben in Eigentum bzw. unter den Rechten des Kunden bzw. des jeweils Berechtigten. Der Anbieter erhält an den Kundeninhalten nur die zur vertragsgemäßen Erbringung der Plattformleistungen erforderlichen Verarbeitungs-, Speicher- und Sicherungsrechte.

(3) KOSI Portal ist eine Transport- und Arbeitsplattform und kein revisionssicheres Archiv im Sinne der GoBD oder § 147 AO.Die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, § 257 HGB, Berufsrecht) obliegt der Kanzlei bzw. Beratungsstelle und dem Mandanten in den jeweils dafür vorgesehenen Steuer- und DMS-Systemen. Daten werden im Portal nach Weisung der Kanzlei oder spätestens 12 Monate nach Abschluss des Steuerjahres aus der aktiven Datenhaltung gelöscht. Backups werden nach dem dokumentierten Backup-Zyklus überschrieben oder gelöscht; eine sofortige selektive Löschung aus unveränderlichen Backups ist technisch nicht zugesagt.

§ 11 Datenexport, Exit und Anbieterwechsel

(1) Der Kunde kann seine Daten während der Vertragslaufzeit jederzeit über die im Portal bereitgestellten Funktionen exportieren. Bei Vertragsende oder auf gesondertes Verlangen stellt der Anbieter die Kundendaten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format (in der Regel ZIP mit Originaldateien zuzüglich JSON-Metadaten) für mindestens 30 Tage nach Vertragsende zum Abruf bereit.

(2) Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten gelöscht; die Löschung aus Sicherheits-Backups erfolgt im Rahmen des dokumentierten Backup-Zyklus (vgl. § 10 Abs. 3 und die TOM).

(3) Anbieterwechsel (EU Data Act, VO (EU) 2023/2854):Soweit die Plattform als Datenverarbeitungsdienst im Sinne der Datenverordnung anzusehen ist, kann der Kunde auf einen anderen Anbieter wechseln. Für den Wechsel gelten folgende konkrete Bedingungen:

• Maximale Kündigungs-/Initiierungsfrist Wechselprozess:unverzüglich nach Anforderung, maximal 2 Wochen.
• Maximale Übergangsfrist (Wechselphase): maximal 30 Kalendertage.
• Abruffrist nach Übergangsende: 30 Tage Standby für Re-Download.
• Kategorien exportierbarer Daten: Mandanteninhalte (Dokumente, Belege, Nachrichten, Aufgaben, Termine, Steuerjahre, Vollmachten, Unterschriften, Audit-Log-Auszug) als ZIP-Archiv mit JSON-Metadaten im Format kosi-export-v1 (öffentlich dokumentiertes Schema).
• Digitale Assets: Konfigurationen (Ordnerstruktur, Checklisten, Vorlagen).
• Ausgenommene interne Daten:systeminterne Logs, ML-Modell-Daten, Backup-Schlüssel, Sicherheits-Metadaten.
• Löschung nach Wechsel:30 Tage nach bestätigtem erfolgreichem Wechsel, vorbehaltlich des dokumentierten Backup-Zyklus (vgl. § 10 Abs. 3 und die TOM).
• Wechselentgelte bis 11.01.2027:reduziert bzw. zulässig im Rahmen Art. 29 Data Act.
• Wechselentgelte ab 12.01.2027:kostenfrei für Standard-Wechsel; Entgelt nur für echte Zusatzleistungen außerhalb des Standardwechsels.
• Mitwirkungspflichten: Der Anbieter stellt technische Hilfe (Dokumentation, ggf. Beratung) bereit; der Standard-Export erfolgt ohne Zusatzkosten.

(4) Ein gesetzliches Zurückbehaltungsrecht des Anbieters kann nur ausgeübt werden, nachdem dem Kunden die Datenmitnahme nach den vorstehenden Absätzen ermöglicht wurde.

§ 12 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertragsverhältnis ist Saarlouis, soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht.